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mercredi 15 avril 2009

Travailler de manière productive

Faisant parti d’un grand groupe de télécommunication, je suis amené à être en contact avec de nombreux interlocuteurs, pour les divers projets que je mène en parallèle. Par jour je reçois entre 50 et 100 emails nouveaux. Mon travail est asservi par de nombreuses « deadlines », des échéances qu’on ne peut louper sous peine de retarder le projet de 4 à 6 mois.

Pour gérer un tel flux d’informations, d’actions à entreprendre, et de travail à réaliser, il faut s’organiser. Par la force des choses, j’ai du adapter ma façon de travailler pour rendre les choses maîtrisables et efficace.

Tout d’abord, mon outil principal, quand je fais de la direction de projet (ou de programmes dans certains cas), c’est mon client email : Outlook en l’occurrence. Par bien des aspects, cet outil peut en énerver plus d’un, mais, par d’autres, il devient indispensable et irremplaçable par d’autres outils du marché (que ça soit opensource ou non).

Quand mon flux d’email quotidien ne dépassait pas les 20 emails par jours, je triais chaque email reçu en fonction de son projet associé, et du type d’email. Mais quand on en est à plus de 50 emails par jours, le tri devient inutile voire constitue une perte de temps certaine. Quand on se rend compte que la durée de vie d’un email est parfois très courte (quelques minutes) à quoi bon trier.

La solution : ne plus trier ses emails et faire de la recherche full-text ou par champs dans tout vos emails. Pour ne pas surcharger le serveur d’email, j’archive tous les emails du serveurs qui ont plus d’1 jour. L’archivage consiste à mettre les emails du serveur sur mon disque local dans un répertoire Outlook du même nom : Inbox. Oui, tout est dans Inbox, je ne trie plus rien, à quoi bon perdre du temps quand on peut faire une recherche détaillée sur l’ensemble de ses emails.

Bien sur, inutile de compter sur l’outil de recherche fulltext de Outlook qui est complètement désuet par rapport à l’ampleur de la tâche : rechercher un email particulier dans une archive contenant plus de 2 ans d’emails (20Go de données) est impossible pour l’outil standard Outlook. Il vous faut un outil de recherche bien plus puissant. Et j’ai trouvé ça avec Lookout, outil maintenant disparu mais que le développeur original de l’outil à montré comment l’installer par soi-même via une petite manip.

J’ai réussi à installer Lookout sur Outlook 2003 sans problème en suivant la procédure. Et maintenant je n’utilise plus que cet outil pour faire de la recherche fulltext. Rendez-vous compte, avec son puissant système d’indexation basé sur Lucene.NET, il est capable de me retrouver un email par tous mes emails en moins d’une seconde ! C’est vraiment un outil pratique quand on a gérer des tonnes d’emails. En plus, il permet de faire des recherches compliquées sur les emails, par exemple, selon les valeurs de certains champs (To, From, Subject…)

Pour s’y retrouver parmi les emails, j’utilise aussi les Flags et les vues. Si je détecte des actions à réaliser lors de la lecture d’un email, je me pose la question : est-ce que l’action prend moins de 2 minutes à réaliser (cf. GTD). Si oui, alors je fais l’action tout de suite, sinon, je flaggue l’email :
o En Rouge : pour une tâche à faire ASAP

o En Orange : pour une tâche qui peut être remise à plus tard (peut attendre)

o En Vert : pour une tâche que je dois déléguer

o En bleu : pour une tâche déléguée pour laquelle j’attends une réponse

o En violet : pour un email qu’il faut que je lise mais qui peut me prendre du temps
Quand un email nécessite plusieurs tâches, ou si la tâche n’est pas évidente d’après l’email, je crée un nouvel email que je m’envoie et retrouve donc dans mon Inbox. Je luis attribue alors un flag comme décrit ci-dessus. Pour chaque tâche j’essaie de mettre aussi la « Due date », l’échéance à respecter pour finir la tâche.

Avec une telle organisation, adaptée de Getting Things Done de David Allen, je suis capable de gérer des centaines d’emails par jour tout en « prioritisant » mon travail et permettant ainsi de travailler de long moment sur une seule activité tout en sachant qu’est-ce qu’il me reste à faire après, sans oublier une seule tâche.

Ce qui est important dans tout ça, c'est de déterminer quelles sont les tâches qui ont vraiment de l'importance et celles qui n'en ont pas ou moins. Car faire plein de choses sans importance permet de remplir facilement sa journée de travail, mais n'aboutis à aucune valeur ajoutée.

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